Zásady zpracování osobních údajů

1. Kdo je správce a kde data leží

Správcem osobních údajů je DW Technology LLC, se sídlem ve státě New Mexico, USA. Kontakt ve všech věcech ochrany údajů: support@mailows.com.

Kde data leží. Servery, na kterých běží pošta, databáze i webmail, stojí v datových centrech společnosti Contabo v EU; další mohou přibýt v USA. Správa provozovatele je vedená z USA. Uvádíme to výslovně, protože je to informace, kterou u e-mailové služby potřebujete znát.

2. Jaké údaje zpracováváme

Údaje, které nám dáte

• Registrační údaje: e-mailová adresa, zvolené jméno schránky, heslo (uložené jako argon2 otisk, nikdy ne čitelně), případně tajemství druhého faktoru (uložené šifrovaně).
• Fakturační údaje, pokud si předplatíte placený plán — viz část 4.
• Obsah pošty: zprávy, přílohy, kontakty a kalendář, které do schránky uložíte nebo které vám někdo pošle.

Údaje, které vznikají provozem

• Provozní záznam o zprávách — odesílatel, příjemci, předmět, čas, velikost a výsledek doručení přijatých i odeslaných zpráv (nikdy tělo ani přílohy). Slouží k vynucení kvót, k antispamu a k tomu, abyste v portálu viděli, co vaše agentní schránka přijala a odeslala, i když už samotnou zprávu někdo smazal.
• Auditní záznam — kdo v účtu provedl jakou správní akci (založení schránky, změna hesla, vydání klíče, udělení souhlasu agentovi).
• Bezpečnostní záznamy — IP adresa a čas registrace a přihlášení, neúspěšné pokusy, důvěryhodná zařízení. Přibližnou zemi z IP adresy určujeme databází uloženou na našem serveru (DB-IP Lite); adresa kvůli tomu nikam neodchází.
• Záznamy o přístupu agentů (MCP) — viz část 8.

Měření návštěvnosti webu

Návštěvnost veřejných stránek měříme vlastním nástrojem na našem serveru. Když stránku posíláme, přičteme ji do denního součtu podle toho, o jakou stránku jde, z jaké domény jste přišli (jen doména, například google.com, nikdy celá adresa) a jakou kampaň nese odkaz, na který jste klikli (parametry utm_source, utm_campaign, utm_content). Abychom jednoho návštěvníka nezapočítali za den víckrát, spočítáme z IP adresy a označení prohlížeče jednorázový otisk s náhodnou solí, která se každý den mění. Sůl ani otisky se neukládají; žijí jen v paměti serveru a o půlnoci se zahodí. Ukládáme jen počty — ne IP adresu, ne prohlížeč, ne záznam o vaší návštěvě.

Když se zaregistrujete z odkazu kampaně, uložíme si k vaší organizaci, z jaké kampaně nebo domény jste přišli. Díky tomu víme, která kampaň přináší zákazníky.

Náš vlastní nástroj do vašeho zařízení nic neukládá a nic z něj nečte. Přihlašovací a bezpečnostní cookies, které nastavujeme, jsou nezbytné pro fungování přihlášení. Google Analytics, Matomo, Plausible, PostHog ani podobné analytické nástroje na našich stránkách nejsou.

Měření reklamy v ChatGPT (OpenAI Ads)

Mailows inzerujeme v ChatGPT. Abychom věděli, jestli reklama přivádí zákazníky, používáme měřicí kód (pixel) společnosti OpenAI na dvou místech: na veřejných stránkách www.mailows.com (jen když nejste přihlášeni) a jednou po dokončení registrace (událost „registrace dokončena“, u obou značek). Kód uloží do prohlížeče cookie _oaiq s identifikátorem prohlížeče a s identifikátorem kliknutí na reklamu, pokud jste přišli z ní, a pošle OpenAI adresu stránky, IP adresu a údaje o prohlížeči. Pokud stránka obsahuje kontaktní údaje (například e-mail ve formuláři), může z nich odeslat jednosměrný otisk (hash), ne samotnou adresu. Stránka po registraci ukazuje záložní kódy a údaje k připojení schránky, proto tam kód neběží přímo — událost posílá oddělený skrytý rámeček, který k obsahu stránky přístup nemá. Měření můžete zablokovat v prohlížeči blokátorem reklam nebo zablokováním skriptů z bzrcdn.openai.com; služba funguje stejně.

3. Proč to zpracováváme

Účel	Právní základ
Poskytování schránky a doručování pošty	plnění smlouvy
Fakturace a účetnictví	právní povinnost
Kontrola příchozí i odchozí pošty na škodlivý obsah, antispam, kvóty a limity	oprávněný zájem na bezpečném provozu
Auditní a bezpečnostní záznamy	oprávněný zájem na ochraně účtů
Odhalování a prokazování zneužití služby (spam, podvody, phishing), uplatnění a obhajoba právních nároků	oprávněný zájem na ochraně služby, ostatních zákazníků a našich práv
Měření návštěvnosti webu a úspěšnosti kampaní (jen součty)	oprávněný zájem na tom vědět, odkud k nám lidé přicházejí
Měření účinnosti reklamy v ChatGPT (pixel OpenAI)	oprávněný zájem na tom vědět, zda placená reklama přivádí zákazníky
Provedení nástrojů MCP, které volá váš AI klient (část 8)	plnění smlouvy, v rozsahu souhlasu, který jste klientovi dali
Provozní e-maily o službě (výpadek, změna podmínek)	plnění smlouvy

Co neděláme: nečteme obsah vaší pošty pro jiný účel než technické doručení a kontrolu na škodlivý obsah, neprodáváme údaje, nezobrazujeme reklamu, neprofilujeme vás a nepoužíváme obsah vašich zpráv k trénování modelů umělé inteligence.

4. Komu se údaje dostanou

Zpracovatelé, bez kterých službu provozovat nelze:

Kdo	Co u něj je	Kde
Contabo	servery, tedy veškerá provozní data včetně pošty	EU / USA
Stripe	platební údaje předplatitelů; karta k nám nikdy nedorazí	EU / USA
OpenAI	měření reklamy v ChatGPT: cookie _oaiq, identifikátor kliknutí, adresa stránky, IP adresa a údaje prohlížeče, případně otisk kontaktních údajů ze stránky	USA
Cloudflare	autoritativní DNS pro naše domény — překlad jmen, ne obsah pošty; při registraci ochrana formuláře před roboty (Turnstile), která vidí IP adresu a údaje prohlížeče	globálně

AI klient, kterého si připojíte sami (například ChatGPT od OpenAI nebo Claude od Anthropicu), dostane přesně výstupy nástrojů, které zavolá, jak je popisuje část 8, a nakládá s nimi podle svých vlastních zásad. Je to vaše volba a vaše oprávnění, ne příjemce, kterého vybíráme my.

Šifrovaná kopie záloh leží mimo hlavní server, na úložišti provozovatele dostupném jen přes privátní síť. Bez klíče, který je uložený offline, je nečitelná.

Údaje předáváme dál jen na základě zákonné povinnosti — a jen v rozsahu, který zákon vyžaduje. Výjimkou je zneužití služby (spam, podvody, phishing): záznamy o něm můžeme předat orgánům činným v trestním řízení, soudu a advokátovi, který nás zastupuje, v rozsahu nutném k ochraně našich práv a ostatních zákazníků. Poštu příjemců pochopitelně doručujeme na servery, které si zvolí protistrana; to je podstata e-mailu.

5. Jak dlouho si údaje necháváme

Co	Jak dlouho
Obsah schránky	dokud ho nesmažete vy nebo dokud trvá účet
Koš	30 dní, pak se maže automaticky
Auditní záznam správních akcí	365 dní
Záznam o přijatých a odeslaných zprávách (odesílatel, příjemci, předmět, výsledek)	90 dní
Doručené události webhooků	30 dní
IP adresy registrace a přihlášení	180 dní
Čítače neúspěšných přihlášení (obsahují IP adresu)	zhruba 1 hodinu
Přístup agentů (MCP), tokeny a nahrané přílohy	viz část 8
Nedoručitelné události (dead-letter)	90 dní
Denní součty návštěvnosti webu	25 měsíců
Zdroj registrace u organizace (kampaň, doména)	dokud trvá účet
Fakturační doklady	podle zákona o účetnictví
Záznamy o zjištěném zneužití služby	do vyřízení věci, nejdéle do promlčení souvisejících nároků

Zálohy jsou výjimka, kterou je poctivé říct nahlas. Zálohujeme několikrát denně a starší kopie držíme až 12 měsíců. Když si necháte smazat účet nebo zprávu, zmizí z živého systému hned, ale ze záloh se ztratí až tím, jak staré zálohy postupně vyprší. Zálohy jsou šifrované a saháme do nich jen při obnově po havárii.

6. Vaše práva

• Přístup a přenositelnost. Celý obsah schránky si kdykoli stáhnete sami přes IMAP nebo JMAP běžným poštovním klientem — nemusíte o nic žádat.
• Oprava údajů účtu přímo v portálu.
• Výmaz. Smazání účtu odstraní schránky i jejich obsah; omezení u záloh viz část 5.
• Omezení zpracování a námitka proti zpracování z oprávněného zájmu.
• Stížnost u dozorového úřadu — pro Českou republiku Úřad pro ochranu osobních údajů.

Napište na support@mailows.com; odpovídáme do jednoho měsíce. Abychom údaje nevydali cizímu člověku, žádost musí přijít z adresy účtu nebo být jinak ověřitelná.

7. Zabezpečení

• Veškerá komunikace se službou běží šifrovaně (HTTPS, IMAPS, SMTPS, POP3S); nešifrované varianty protokolů nenabízíme.
• Hesla držíme jako argon2 otisky, tajemství druhého faktoru šifrovaně.
• Příchozí i odchozí pošta prochází kontrolou na škodlivý obsah.
• Přístup agentů (API i MCP) je vázaný na konkrétní schránku a rozsah oprávnění, která kdykoli odvoláte v portálu.
• Zálohy jsou šifrované a jejich kopie leží mimo hlavní server.

Kdyby došlo k porušení zabezpečení s rizikem pro vaše práva, dáme vám vědět bez zbytečného odkladu a splníme ohlašovací povinnost.

8. AI agenti a MCP server

Náš MCP server umožňuje AI klientovi, kterého si zvolíte (například ChatGPT, Claude nebo vlastnímu agentovi), pracovat s poštou. Funguje až po vašem přihlášení a souhlasu: vyberete konkrétní schránky a rozsah (čtení, odesílání) a potvrdíte to druhým faktorem. Klient vaše heslo nikdy nedostane. Server sám nic nedělá; jen odpovídá na volání nástrojů, která klient pošle, a jen v rozsahu souhlasu. Osobní schránku lze připojit jen tam, kde má organizace tuto funkci zapnutou; heslo aplikace pro takové připojení držíme šifrovaně.

Co který nástroj přijímá a vrací

Nástroj	Co klient pošle	Co klient dostane
mail_health	nic	stav služby a identifikátor požadavku; žádné osobní údaje
mail_list_inboxes	nic	identifikátor a adresu schránek, ke kterým jste dali souhlas, nic dalšího
mail_list_messages	schránka, složka, filtry (nepřečtené, od data), velikost stránky	u každé zprávy: identifikátor, adresa odesílatele, čas přijetí, přečteno/nepřečteno, zda má přílohy, skóre spamu, výsledky ověření odesílatele (SPF, DKIM, DMARC), stav kontroly a šifrování. Bez předmětu a bez těla. Zprávy se neoznačí jako přečtené.
mail_read_message	identifikátor zprávy	odesílatel, čas, předmět a textové tělo (nejvýš 256 kB, označené jako nedůvěryhodný obsah), seznam příloh (název, typ, velikost, výsledek kontroly). Zpráva se označí jako přečtená. Obsah příloh jen za podmínek níže.
mail_send_message	odesílací schránka, příjemci, předmět, textové nebo HTML tělo (nebo zpráva šifrovaná OpenPGP), přílohy celkem do 10 MB, klíč proti dvojímu odeslání	identifikátor zprávy, příjemci, stav doručení, výsledek kontroly příloh. Zpráva se doručí na poštovní servery příjemců.
mail_prepare_attachment_uploads, mail_upload_attachment_chunk	název, typ, velikost a kontrolní součet souboru; pak jeho obsah	jednorázové odkazy pro nahrání, průběh nahrávání a výsledek kontroly

Obsah příloh se ke klientovi dostane, jen když vlastník schránky pro danou schránku zapnul „Přílohy pro AI“ (výchozí stav je vypnuto), a jen u souborů, které naše kontrola označila za čisté, do 10 MB: text, obrázek, nebo jednorázový odkaz ke stažení platný 10 minut. Každá zpráva odeslaná přes MCP prochází stejnými pravidly příjemců, kvótami, antispamem a kontrolou na škodlivý obsah jako jakákoli jiná pošta.

Co si o používání MCP zaznamenáváme a proč

• Souhlas (grant): váš účet, identifikátor klienta a jméno, kterým se představí, schránky a rozsah, kdy vznikl, kdy byl naposledy použit, pozastaven či zrušen, a kolik zpráv a příjemců přes něj odešlo. Účel: vynutit váš souhlas a limity a ukázat vám ho v portálu.
• Tokeny: přístupový token platí 24 hodin, obnovovací 30 dní a ukládáme ho jen jako jednosměrný otisk. Účel: přihlášení klienta.
• Auditní záznam každého volání nástroje: jaká akce, která schránka, který klient a souhlas, počty (zpráv, příjemců, příloh), velikost a kontrolní součet přílohy; u odesílání také IP adresa volání a výsledek. Neobsahuje předměty, těla ani názvy souborů. Účel: bezpečnost, vyšetření zneužití a odpověď na vaši otázku „co agent dělal“.
• Záznam o zprávách (odesílatel, příjemci, předmět, výsledek), tentýž, který vedeme u veškeré pošty — viz část 2.
• Ochrana proti dvojímu odeslání: klíč a odpověď na požadavek k odeslání, aby opakovaný požadavek neodeslal zprávu dvakrát.
• Nahrané přílohy čekají na odeslání v dočasném úložišti jen v paměti, které se nezálohuje.
• Provozní metriky: jen název nástroje a zda volání uspělo, bez vazby na vás.

Nic z toho, co nástroje přijmou nebo vrátí, nepoužíváme k trénování modelů AI, k reklamě ani k profilování a neprodáváme to. Reklamní pixel OpenAI (část 2) s MCP nijak nesouvisí a data z nástrojů nikdy nedostane.

Jak dlouho to držíme

Co	Jak dlouho
Souhlas (grant)	skončí po 30 dnech bez použití nebo vaším zrušením; záznam se pak smaže po 60 dnech
Přístupový token	platí 24 hodin; neukládáme ho
Obnovovací token (otisk)	platí 30 dní, smaže se do 7 dní po vypršení
Auditní záznam volání nástrojů	365 dní
Záznam o zprávách	90 dní
Ochrana proti dvojímu odeslání	2 dny
Obsah nahrané přílohy	smaže se 30 minut po dokončení, pokud se nepoužije, nejpozději 2 hodiny od začátku nahrávání
Záznam o nahrání (název, velikost, kontrolní součet)	2 dny

Vaše volby

• Při souhlasu rozhodnete, které schránky a zda klient smí číst, odesílat, nebo obojí.
• Každý souhlas můžete v portálu kdykoli pozastavit, obnovit nebo zrušit. Platí to hned od příštího volání klienta.
• Změna hesla nebo druhého faktoru ukončí veškerý přístup přes MCP najednou.
• Čtení příloh zůstává vypnuté, dokud ho nezapnete, a můžete ho zase vypnout.
• To, co už AI klient dostal, zůstává u jeho provozovatele podle jeho zásad; o smazání požádejte jeho. O cokoli, co držíme my, pište na support@mailows.com.

9. Děti

Služba není určená dětem mladším 16 let.

10. Změny

Aktuální znění je vždy na této stránce. O podstatné změně dáme vědět předem na kontaktní e-mail účtu.

Související: Podmínky užívání · Ceník · MCP pro agenty